როგორ უნდა გამოიყურებოდეს თქვენი ელფოსტა – 10 წესი

ელექტორონული ფოსტა დღეისათვის ძირითადად ოფიციალური მიმოწერისთვის გამოიყენება, როგორც საქმიან პარტნიორებს შორის, ისე უნივერისტეტებში, ლექტორებსა და სტუდენტებს შორის.  კვლევების მიხედვით, აშშ-ში საოფისე სამუშაოზე დასაქმებული ერთი საშუალო სტატისტიკური ადამიანი სამუშაო კვირის მეოთხედს ასობით ელექტრონული მეილის დახარისხებას, კითხვასა და დაგზავნაში ატარებს. კარიერული წინსვლის სპეციალისტი ბარბარა პაჰტერი ამბობს, რომ მრავალმა პროფესიონალმა ჯერ კიდევ არ იცის იმეილის სათანადოდ გამოყენება.

სინამდვილეში, შეიძლება, სწორედ ამდენი იმეილის მიღება და დაწერაა იმ უამრავი შეცდომის მიზეზი, რომელთაც ყოველდღიურად ვუშვებთ და რომელთაგან ზოგიერთს, შეიძლება, სერიოზული შედეგები მოჰყვეს. ამიტომაც. ალბათ, დაგვეთანხმებით, რომ ელექტორნული ფოსტის ეტიკეტის ცოდნა აუცილებელია.

თუ თქვენ ხშირად გიწევთ ელექტრონული ფოსტის გაგზავნა და მიღება მაშინ ეს რჩევები აუცილებლად გამოგადგებათ:

1.  subject მიუთითეთ ნათლად და გასაგებად

მაგალითად, „შეხვედრის თარიღის ცვლილება“, „შეკითხვა პრეზენტაციის შესახებ“ ან „ფასდაკლების ახალი შემოთავაზება“.
„ადამიანები ხშირად სწორედ subject-ის ველიდან გამომდინარე იღებენ გადაწყვეტილებას, გახსნან თუ არა მეილი“, ამბობს პაჰტერი. „შეარჩიეთ იგი ისე, რომ ადრესატი მიხვდეს, რომ მას ბიზნესთან დაკავშირებულ ან, უბრალოდ, საქმიან თემაზე წერთ.“

2. გამოიყენეთ პროფესიონალური მისამართი

თუ რომელიმე კომპანიისათვის მუშაობთ, გამოიყენეთ მისი იმეილი. მაგრამ, საქმიან სიტუაციებში პირადი ექაუნთის გამოყენების შემთხვევაში, ყურადღებით უნდა შეარჩიოთ გამგზავნი იმეილის მისამართი. აუცილებელია ისეთი იმეილის ქონა, რომელშიც თქვენი სახელია მითითებული, რათა მიმღებმა იცოდეს, ვის ესაუბრება. ნუ გამოიყენებთ ისეთ მისამართებს (მაგალითად, სკოლის პერიოდიდან შემორჩენილ ბავშვურ მისამართს), რომლებიც სამუშაო ადგილისათვის შეუფერებელია.

3. ფრთხილად იყავით იუმორის გამოყენების დროს

იუმორი შეიძლება, ადვილად დაიკარგოს თარგმანში, ან კონკრეტული სახის გამომეტყველების გარეშე. პროფესიული მიმოწერის დროს, ჯობს, თავი აარიდოთ იუმორით წერას, თუ ადრესატს კარგად არ იცნობთ. ზოგჯერ, ის, რაც ზეპირად ნათქვამი სასაცილოდ ჟღერს, დაწერის შემთხვევაში, შეიძლება, საერთოდ სხვანაირად აღიქმებოდეს.

4. გახსოვდეთ, რომ განსხვავებული წარმომავლობის ადამიანები განსხვავებულად საუბრობენ და წერენ

კულტურული განსხვავებების გამო შეიძლება, გაუგებრობაც კი მოხდეს. განსაკუთრებით, წერის დროს, როცა მოსაუბრის სხეულის ენას ვერ ვადევნებთ თვალს.
მაგალითად, იაპონელებს, არაბებსა და ჩინელებს სურთ თქვენი უკეთ გაცნობა ბიზნესის წამოწყებამდე. ამიტომ, მათ ბიზნესმენებთან შესაძლოა უფრო პირადი სახის მიმოწერაც. ხოლო, გერმანელებს, ამერიკელებსა და სკანდინავიელებს პირდაპირ მთავარ საკითხზე გადასვლა ურჩევნიათ.

5. უპასუხეთ მიღებულ მეილებს, თუნდაც ისინი თქვენთვის არ იყოს განკუთვნილი

„რთულია ყველა წერილზე პასუხის გაცემა, მაგრამ, უნდა ცადოთ,“ ამბობს პაჰტერი. „იმ მეილებსაც კი უნდა უპასუხოთ, რომელიც სულ შემთხვევით გამოეგზავნათ თქვენთან. განსაკუთრებით მაშინ, თუ გამომგზავნი პასუხს ელოდება. თემატური პასუხი, რა თქმა უნდა, არაა საჭირო. უბრალოდ, მიწერეთ: „ვიცი, რომ დაკავებული ხართ, მაგრამ, როგორც მივხვდი, ეს იმეილი ჩემთან გამოსაგზავნად არ იყო განკუთვნილი და გწერთ, რათა გაგაგებინოთ, რომ სწორ ადრესატთან შეძლოთ მისი გაგზავნა.“

6. გადახედეთ და დაარედაქტირეთ იმეილები

ადრესატს თქვენი შეცდომა არ გამორჩება და შეიძლება, განგსაჯოთ კიდეც მათი დაშვებისათვის. ნუ დაეყრდნობით spell-checker-ებს. ხელახლა წაიკითხეთ თქვენივე აკრეფილი ტექსტი, თუნდაც, ხმამაღლა, სანამ მას გააგზავნიდეთ.

7. ადრესატის იმეილის მისამართი ბოლოს შეიყვანეთ

ხომ არ გსურთ იმეილის შემთხვევით გაგზავნა მის დასრულებამდე და შემოწმებამდე? თუნდაც, როცა „პასუხის გაცემას“ აჭერთ ხელს, თავის დაზღვევის კარგი საშუალებაა მიმღების მისამართის ამოშლა და მისი ჩაწერა მხოლოდ მას შემდეგ, რაც თქვენს წერილს საბოლოო სახე ექნება.

8. ორჯერ შეამოწმეთ, რომ სწორი ადრესატის მისამართი გაქვთ მითითებული

პაჰტერი ამბობს, რომ აუცილებელია მისამართების წიგნაკიდან იმეილის არჩევის დროს ყურადღების მოკრება. „ძალიან ადვილია არასწორი სახელის არჩევა, რამაც შეიძლება, თქვენც უხერხულ მდგომარეობაში ჩაგაყენოთ და მეილის მიმღებიც.“

9. გამოიყენეთ კლასიკური შრიფტი

სხვადასხვა ფონტები ლამაზი და მიმზიდველია, მაგრამ, არა ბიზნეს მიმოწერისათვის. აქ კლასიკური შრიფტის, ფერებისა და ზომების დაყენება ჯობს.
„საუკეთესოა 10 ან 12 ზომისა და ისეთი მარტივად აღსაქმელი შრიფტი, როგორებიცაა Arial, Calibri ან Times New Roman,“ ამბობს პაჰტერი.

10. არაფერია კონფიდენციალური – ამიტომ, შესაფერისად წერეთ

ყველა ელექტრონული წერილი ტოვებს კვალს. საუკეთესო მასწავლებელი არის იმის ცოდნა, რომ სხვებს შეუძლიათ თქვენი ნაწერის წაკითხვა. ასე რომ, ნუ დაწერთ ისეთ რამეს, რაც არ გინდათ, რომ სხვებმა წაიკითხონ; რაც თქვენთვის დამღუპველი და სხვებისათვის საზიანო იქნება. ყველაფერს რომ თავი დავანებოთ, ძალიან ადვილად შეიძლება იმეილის „დაფორვარდება“. ამიტომ, ჯობს იყოთ ფრთხილად, ვიდრე შემდეგ ინანოთ.